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Wir haben ein neues Format ins Leben gerufen: die sipgate Portraits. Hierbei begleiten wir unsere Kolleginnen und Kollegen mit der Kamera. Und lassen sie erzählen. Über das, was sie bei sipgate machen. Und darüber, ob und wie ihnen AI-Tools das Arbeitsleben leichter machen.
Zum Einstieg waren wir im Büro unseres Kollegen Ersin. Ersin ist seit sieben Jahren bei sipgate und bei uns der Campus IT-Beauftragte. Heißt, er und sein Kollege Niclas kümmern sich darum, dass alle, die am schönen sipgate Campus im Düsseldorfer Medienhafen arbeiten, auch mit IT-Hard- und Software versorgt, dass alle mit Handy, Notebook, Bildschirm, Maus, Tastatur und den entsprechenden Software-Lizenzen ausgestattet und alle den richtigen Mailverteilern zugeordnet sind. Und das ist mitunter ein gutes Stück Arbeit, denn immerhin beschäftigt sipgate aktuell 270 Menschen in Festanstellung. Ersin: "Wir bearbeiten alleine rund 700 Hardware-Bestellungen pro Jahr." Dazu kommt die Pflege und Wartung des WLAN im Büro an der Gladbacher Straße.
Die Ersten und die Letzten
Ersin und Niclas sind so etwas wie die Klammer um die Zeit eines Mitarbeitenden bei sipgate: "Wir sind die Ersten und Letzten, mit denen man bei sipgate Kontakt hat", berichtet Ersin vom On- und Offboarding, das die Campus IT übernimmt. Also: Menschen zum Start mit Handy, Notebook und allen notwendigen Software-Lizenzen ausstatten sowie sie den richtigen Mailverteilern zuordnen. Und, am Ende der sipgate Zeit, das Gleiche umgekehrt: Handy, Notebook wieder entgegennehmen, Lizenzen beenden und Leute aus den Verteilern entfernen.
Software ausprobieren? Ja, bitte!
Gerade in Sachen Software-Lizenzen hat die Campus IT viel zu tun. Denn, das Credo bei sipgate gilt schon lange: Findest du ein Tool oder ein Stück Software, das dir bei der Arbeit behilflich sein kann, dann nutze es. "Wir bei sipgate durften immer schon viel ausprobieren. Die Teams haben in Sachen Software viel Entscheidungsspielraum", erklärt Ersin.
Und da sipgate auch schon seit über fünf Jahren das Thema AI auf den Schreibtischen liegen hat, gibt es seit etlichen Monaten einen richtigen Run auf AI-Tools. Hier kommen Anwendungen wie Github Co-Pilot, Claude Code, Chat GPT, Gemini und und und ins Spiel. "Viele Kollegen nutzen die AI-Tools in den Programmen. Das hilft ihnen, einfache Aufgaben weg zu automatisieren. Jedes Team sucht sich das Tool aus, das fürs Team am besten funktioniert."
AI automatisiert die Tickets
Bei Ersin persönlich war es keine AI-Liebe auf den ersten Blick. "Ich wusste zunächst nicht so richtig, wo und wie mir AI-Tools tatsächlich Arbeit abnehmen sollen“, gesteht er. Zumal Arbeit bei der Campus IT ganz asynchron aufschlägt. "Bei uns ist es ein wenig schwierig, den Arbeitsaufwand an einem jeweiligen Tag richtig einzuschätzen. Mal sind es drei Anfragen, mal zwanzig. Das ist ganz unterschiedlich." Die anfängliche Skepsis ist mittlerweile der Gewissheit gewichen, dass AI-Tools der Campus IT durchaus gute Dienste leisten können. "Wir haben zum Beispiel mittlerweile ein Tool im Einsatz, dass unsere Tickets automatisiert", erzählt Ersin. Wann immer jemand eine Bitte an die Campus IT hat, wird nun im Kommunikationstool Slack automatisch ein Ticket zur Anfrage erstellt. "Früher haben Leute uns persönlich auf Slack geschrieben und um Unterstützung gebeten." Meistens habe man sich gekümmert, manchmal aber eben auch nicht. Da sind dann halt auch mal Dinge verloren gegangen." Eine Systematik und eine funktionierende Sortierung gab es nicht. Das ist jetzt ganz anders. "Jetzt wird aus jeder einzelnen Anfrage ein Ticket und damit geht gar nichts mehr verloren. Alles ist sauber sortiert", freut sich Ersin über die technische Hilfestellung.
Zusammenfassungen und Todos
Ein weiteres, sehr nützliches Feature im Ticketsystem und in der sipgate App, mit der Ersin seine Telefonate führt: Die AI-Zusammenfassungen. Die nutzt die Campus IT gerade für die längeren, komplizierteren Anfragen. "Alle Anfragen werden zusammengefasst und auf ein, zwei Sätze runtergebrochen. Das ist natürlich sehr praktisch für uns. Gerade, wenn wir Tage haben, wo viele Tickets auf uns einprasseln, hilft mir das, Dinge zu überblicken und vor allen Dingen zu priorisieren." Denn dann reicht manchmal ein Blick auf die Zusammenfassungen, um die wirklich dringenden Anfragen von Fragen à la "Mir fehlt ein Ladekabel" zu unterscheiden.
Kapazitäten werden frei
AI übernimmt also ganz klassisch Pflichtaufgaben und sorgt für Automatisierung. Und sie schafft Kapazitäten. Die nutzt Ersin dann vor allen Dingen zur Arbeit, Kommunikation und Kontaktpflege am Campus. "Wir bekommen ja die Anfragen nicht nur digital, sondern es kommen natürlich auch Menschen im Büro auf uns zu. Und da ist es einfach schön, wenn man sich dafür Zeit nehmen kann." Und genau das können Ersin und Niclas jetzt viel besser, seit dem ihnen die Künstliche Intelligenz bei Routineaufgaben unter die Arme greift. Daraus abgeleitet hofft Ersin, "dass wir auch in Zukunft KI vor allen Dingen dafür nutzen, Kapazitäten freizumachen, die wir dann sinnvoll in anderen Bereichen nutzen können. Es ist und bleibt auf jeden Fall ein spannendes Thema."
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