Mit Hilfe moderner KI-Telefonsysteme können mittelständische Unternehmen nicht nur effizienter arbeiten, sondern auch noch richtig Geld sparen. Und, vielleicht noch viel wichtiger: Ihre Belegschaft mit Aufgaben betrauen, die noch sinnstiftender sind, als den ganzen Tag am Telefon oder bei der Dokumentation von Telefonaten zu sitzen.
Die versteckten Kosten veralteter Telefonie
Wir machen hier jetzt einfach mal ein paar Beispiele auf. Und nehmen den fiktiven Fall eines 50-Mann/Frau-Betrieb aus dem Maschinenbau. Ein Mitarbeitender in der Zentrale der Firma verbringt täglich rund drei Stunden damit, Anrufe entgegenzunehmen und sie anschließend an die passende Stelle weiterzuleiten. Bei zugrunde gelegten 20-30 Euro Stundenlohn, sind das 60-90 Euro täglich, die für den Job des reinen Telefonierens draufgehen. Das sind mindestens über 15.000 Euro im Jahr für eine Tätigkeit, die eine KI wie der Sprachassistent sipgate AI Frontdesk zuverlässig erledigen könnte.
Und damit ist es ja noch nicht getan. Denn on top kommen die unbeantworteten Anrufe. Potenzielle Kund:innen, die nicht in Warteschleifen hängen möchten, eventuell irgendwann aufhängen und dann womöglich zur Konkurrenz gehen. Studien zeigen: Ein nicht beantworteter Anruf kostet je nach Branche und Produkt zwischen 50 und 200 Euro an entgangenen Umsatz.
Welche Aufgaben KI übernehmen kann
KI-Assistenten nehmen Anrufe entgegen, erkennen automatisch, wohin der Anruf gehört, und leiten weiter. Bei Standardfragen antworten sie direkt. Das Ergebnis im Mittel: 85% weniger Weiterverbindungszeit, 90% weniger unbeantwortete Anrufe.
Dazu kommen standardisierte Prozesse, die vor und nach Telefonaten gemacht werden müssen: Sich in Kundendaten einlesen, Besonderheiten fürs anstehende Gespräch vermerken, während des Telefonats Notizen machen und sie dann anlegen, Gespräche zusammenfassen und einsortieren, Kundenwünsche notieren, Folgeaktionen bestimmen – und das alles dann noch ans Kollegium übergeben. Eine lange Liste an Routineaufgaben, die auch KI übernehmen kann. Bei sipgate läuft das unter AI Assist. Und das Beste: Sie können der KI über Funktionen wie Custom Words noch sagen, wie sie für Sie arbeiten soll, wie präzise sie das Ganze machen soll.
Was Unternehmen verschiedener Größen sparen
Für Unternehmen mit 20-50 Mitarbeitern kann die Ersparnis durch den Einsatz von AI-Sprachassistenten zwischen 1.500 und 3.000 Euro monatlich liegen. Aufs Jahr gerechnet lägen wir hier schon bei 18.000 bis 36.000 Euro – Geld, das für Personal an anderen Stellen eingesetzt werden kann. An Stellen, wo Maschinen an ihre Grenzen kommen und nur Menschen echte, komplexe Probleme mit persönlicher Kommunikation lösen können. Bei größeren Betrieben mit 100-200 Angestellten sprechen wir von 5.000 bis 10.000 Euro monatlich. Die Rechnung: Pro eingesparter Stunde menschlicher Telefonbearbeitung kann mit 20-30 Euro kalkuliert werden.
Mehr als nur Kosteneinsparung
Was man dabei natürlich nicht vergessen darf: Natürlich entstehen auch Kosten beim Einsatz des Assistenten. Aber: Er entlastet an so vielen Stellen und gerade die KI-Funktionen schaffen so viele Freiräume bei Vor- und Nachbearbeitungen der Telefonate, dass die Rechnung am Ende aufgeht.
KI-Telefonsysteme sind 24/7 verfügbar. Während die Konkurrenz um 18:30 Uhr den Anrufbeantworter einschaltet, nimmt die KI weiter Bestellungen entgegen.
Der größte Gewinn: Ihre Mitarbeitenden haben endlich Zeit für das, was wirklich wichtig ist. Statt Standard-Anrufe weiterzuleiten, und stundenlang Gespräche vor- und nachzubereiten, sie zu dokumentieren und zusammenzufassen, können sie sich auf persönliche Kundengespräche konzentrieren, komplexe Beratungen durchführen oder neue Geschäftsfelder entwickeln. Zeit, die vorher für Routine draufging, fließt jetzt in wertschöpfende Tätigkeiten.
Dazu kommt: Jeder Anruf wird automatisch dokumentiert. Diese Daten helfen dabei, das Geschäft besser zu verstehen: Wer ruft wann an? Welche Fragen kommen am häufigsten?
Die Frage ist nicht ob, sondern wann
Wer heute noch mit veralteten Telefonsystemen arbeitet, verschenkt Geld und Ressourcen. Die KI-Technologie funktioniert zuverlässig und wird täglich besser. Und sie wird ganz bestimmt nicht mehr verschwinden. Mensch und Maschine verzahnen die Arbeit in immer mehr Bereichen. Unser Rat: Klein anfangen, erstmal in einem Unternehmensbereich testen, Erfahrungen sammeln. Und dann schauen, in welchen Bereichen des Unternehmens KI Aufgaben übernehmen und Ressourcen freischaufeln kann.
Übrigens: Mit sipgate Frontdesk gibt es bereits eine erprobte Lösung, die sich automatisch über die Firmen-Website informiert, sofort einsatzbereit ist und nur abrechnet, wenn sie wirklich antwortet – 90% Zeitersparnis inklusive. Über 40.000 Unternehmen vertrauen bereits darauf. Hier gibt es mehr Infos zu KI bei sipgate und Frontdesk.
