Bevor Andreas Voigt vor eineinhalb Jahren mit Auditlab den Schritt in die Selbstständigkeit gegangen ist, waren ein paar Dinge schon glasklar: Modern sollte es im Büro seiner Prüfungs- und Revisions-GmbH an der Düsseldorfer Kaiserstraße zugehen. Und das sollte nicht nur eine Floskel sein. Kein Dresscode, ein offenes Miteinander, Kommunikation auf Augenhöhe, Scrum und agile Projektarbeit statt starrer Arbeitsstrukturen, Sprints im Wochentakt. Und gemeinsame, fluide Arbeit statt wochenlanger Solo-Projekte.
Das digitale Büro
Zudem, ganz wichtig: ein durch und durch digitales Büro. Im Klartext heißt das, Software-Lösungen (Jira), in denen Mandanten und Mitarbeitende gemeinsam arbeiten und Dokumente hochladen können, kein Papier mehr (inklusive digitalisierter Briefe), eine moderne Cloud-Telefonanlage und natürlich KI-Lösungen, die Standardprozesse übernehmen und somit allen das Leben leichter machen.
“Wir müssen immer verlässlich erreichbar sein”
Bei der Telefonie wurde Andreas Voigt schnell fündig. “Mir war von Anfang an klar, dass ich da mit sipgate gehen will.” Die Produkte, aber auch die Art und Weise, wie sipgate das Thema Büro und Arbeiten angeht, hätten ihn schnell überzeugt. “Hier war mir vor allen Dingen der enge Austausch wichtig. sipgate hält mich immer auf dem Laufenden. Und ich weiß, dass ich Wünsche adressieren kann und sie ernst genommen werden.”
Einer seiner Wünsche war es stets, KI-Lösungen nicht nur bei der täglichen Projektarbeit, die bei Auditlab über Jira abgebildet wird, sondern auch beim Thema Telefonie einzubauen. Denn auch wenn das Wirtschaftsprüfungsgeschäft nicht so furchtbar telefonielastig ist und ein Großteil der Kommunikation per Mail abgewickelt wird: “Wir müssen für unsere Kundschaft immer und vor allen Dingen verlässlich erreichbar sein. Wir brauchen jemanden, der alle reinkommenden Telefonate entgegennimmt”, so Voigt. Und da etliche Auditlab-Kund:innen zum Beispiel auch in China, Indien, Pakistan und den USA sitzen, kommen Anrufe rund um die Uhr rein.
Die Zeit, die man für den Telefondienst investieren müsste, kann auf jeden Fall besser und wertschöpfender eingesetzt werden.
Andreas Voigt, CEO und Gründer von Auditlab
Telefonieschichten am “Empfang”, die von seinem Team abgedeckt werden, konnten nicht die Lösung sein. “Da geht dann einfach der Fokus und zu viel Zeit verloren. Die Zeit, die man für den Telefondienst investieren müsste, kann auf jeden Fall besser und wertschöpfender eingesetzt werden”, ist sich Andreas Voigt sicher. Dazu kommt, dass sein Team und er viel unterwegs sind, oft im Flugzeug und bei Kund:innen in anderen Zeitzonen arbeiten. Das macht die Sache mit den Telefondiensten zusätzlich kompliziert.
AI-Assistent statt Telefondienst
Was er zudem nicht wollte, war, jemanden als reinen Telefonisten einzustellen. “Acht Stunden pro Tag am Telefon sitzen – das scheint mir nicht wirklich ein erfüllender, attraktiver Job zu sein. Da musste eine nachhaltigere, bessere Alternative her.” Dann kam sipgate im Frühjahr mit dem digitalen KI-Telefonassistenten Frontdesk ums Eck. Und hatte mit Andreas Voigt einen zufriedenen Kunden der ersten Stunde. Bei Auditlab übernimmt “Gudrun” seitdem rund um die Uhr, sieben Tage die Woche die Telefonschicht am Empfang. Sie versorgt alle Anrufenden mit den wichtigsten Basisinformationen, stellt zwei, drei grundlegende Fragen und notiert ganz pflichtbewusst alle Anliegen. Nachdem aufgelegt wurde, werden die Anrufinformationen als Ticket an eine zentrale Mailadresse im Jira Service Management Projekt gepusht, auf die alle Teammitglieder Zugriff haben. Alle Kundeninformationen, inklusive der Anrufe, liegen dann gesammelt im Jira-Backlog, wo sie bearbeitet werden können.
“Eine riesige Erleichterung für uns”
Hier wünscht sich Andreas Voigt für die Zukunft noch eine Automatisierung, sodass vom Frontdesk-Assistenten über eine Schnittstelle personalisiert direkt in die einzelnen Jira-Projekte der Mitarbeitenden gepusht werden kann. “Aber auch jetzt schon”, betont Andreas Voigt, “ist das eine riesige Erleichterung für uns. Und der Assistent ist im Vergleich zum Anrufbeantworter die sehr viel bessere Lösung.”
So zufrieden er jetzt schon ist; das gesamte Szenario mit dem digitalen KI-Assistenten sieht er als iterativen Prozess. “Wir können da alle zusammen noch besser werden, können das Prompting und die Automatisierung noch verbessern. Aber ich bin auch jetzt schon sehr zufrieden mit der Lösung, alles läuft absolut zuverlässig und erleichtert uns die Arbeit.”
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